Obchodní společnosti | ALeX - správa dokumentů a řízení procesů

Software pro řízení
dokumentů a procesů

Obchodní společnosti

Úvod / Komu je ALeX určen

Obchodní společnosti
Evidence a zpracování příchozích i odchozích faktur je jednou z nejčastěji nasazovných agend ALeX u obchodních společností.

Příchozí listinné faktury mohou být efektivně digitalizovány, vytěženy a evidovány v ALeX. Díky integracím s ekonomickými systémy může být i ověřeno, zda existuje k dané faktuře objednávka, zda položky na faktuře odpovídají objednanému zboží.

QR kód na faktuře, který obsahuje hlavičkové údaje faktury je v ALeX zpracován a účetní položky automaticky načteny k záznamu. Významně se tak zjednoduší zadávání a zásadně sníží pravděpodobnost zanesení chyb do systému.

Další procesní zpracování může být ovlivněno výškou fakturované částky, typem položek na faktuře i dalšími faktory, a tak se do procesu schvalování mohou dynamicky zapojit různé části organizace i různé skupiny uživatelů. Všechny vytěžené údaje i údaje doplněné v průběhu schvalovacího procesu mohou být přeneseny do ekonomického systému. Odpadá tak duplicitní zadávání údajů. Digitální obrazy účetních dokladů nemusí být do ekonomického systému přenášeny. Ekonomický systém může pouze převzít odkazy na dokumenty uložené v ALeX.

Při stále se zvětšujícím počtu příchozích čistě „elektronických“ faktur (PDF, ISDOC…), ještě více vzrůstá efektivita i přímo nezbytnost nasazení systému pro správu dokumentů. Současně je to všek cesta k „bezpapírové“ kanceláři.

Odchozí faktury mohou být rovněž v systému evidovány a zpracovávány a jejich obrazy uloženy v ALeX.

Příprava a schvalování smluv jsou další velmi častou agendou.

V ALeX mohou být modelovány libovolné procesy přípravy smlouvy. Smlouva může vznikat dle právníkem schváleného a v ALeX uloženého vzoru, dle charakteru či oblasti smlouvy mohou být do procesu přípravy zapojeny další kompetentní osoby případně i začleněna komunikace s protistranou.

Proces schvalování připravené smlouvy může probíhat přesně dle Vámi požadovaného scénáře. V systému jsou evidovány všechny kroky schvalování. Vždy máte přehled, kde a v jakém stavu procesu se smlouva nachází.

Systém hlídá i termíny spojené s plněním smlouvy a včas notifikuje uživatele o blížícím se termínu.

S velkou výhodou obchodní společnosti využívají synergie všech implementovaných agend. AleX dokáže sdružit související dokumenty do různých „pohledů“ a umožnuje tak zobrazit dokumenty a informace, byť se nachází v různých agendách, na jediném místě. Přísné řízení práv k dokumentů je samozřejmostí.

Potřebujete-li vědět o ALeX zda je vhodný pro využití ve Vaší společnosti, kontaktujte nás. Rádi Vás navštívíme, ALeX předvedeme a najdeme řešení přímo pro Vás.

Tento web používá soubory cookie k anonymizované analýze návštěvnosti webu. Více informací