Řešení pro
spisovou službu
a archivaci dokumentů

Okamžitá dostupnost klíčových dokumentů

Potřeba archivace a zároveň rychlé dostupnosti dokumentů často vytváří velké nároky na papírový archiv a jeho správu. Využitím IS ALeX jako elektronického archivu klíčových dokumentů ušetříte výpůjční agendu papírového archivu. Uzavřené agendy pak můžete přesunout na odloučené místo, a jejich elektronické verze budete mít stále dostupné.

IS ALeX dobře poslouží jako elektronický nástroj spisové služby. Pomůže vám evidovat veškeré důležité firemní dokumenty a sledovat jejich životní cyklus podle vnitrofiremních směrnic. Samozřejmostí je automatické propojení IS ALeX s datovými schránkami.

Veškerou došlou a odeslanou korespondenci vaší firmy můžete evidovat v IS ALeX. Systém umožní uspořádat dokumenty do knih a odeslat je ke zpracování do workflow. Sledování životního cyklu dokumentů v systému vám pomůžeme nastavit přesně podle vašich vnitrofiremních směrnic a předpisů. Použitím modulu Plánované úlohy může systém automaticky upozorňovat oprávněné pracovníky na dokumenty ke zpracování.

Každý dokument evidovaný ve spisové službě může být přiřazen k dalším dokumentům a agendám evidovaným v IS ALeX (např. k zakázce obchodního procesu, k partnerům, ...). Implementací spisové služby získáte v IS ALeX komplexní přehled o všech důležitých dokumentech patřících k zakázce, partnerovi, obchodnímu případu, apod.

Spolupráce s MS Office

Při vytváření nových dokumentů, například odeslaných dopisů, můžete využít propojení systému s MS Office. IS ALeX dokáže na základě svých dat vyplnit šablonu MS Office, např. hlavičkový papír s adresou obchodního partnera. Po úpravě textu v předvyplněné šabloně pak můžete dokument nahrát zpět do IS ALeX přímo z prostředí MS Office.