Správa dokumentů IS ALeX

Základní instalaci IS ALeX lze rozšířit o moduly Datové schránky, Archivace, Přehledy a Plánované úlohy.

Datové schránky

Funkční systém správy dokumentů musí v českém prostředí podporovat komunikaci s datovými schránkami. V IS ALeX tuto komunikaci zajišťuje modul Datové schránky.

Ve webové aplikaci datových schránek na www.mojedatovaschranka.cz jsou datové zprávy uchovávány pouze po dobu 90 dnů. Po této době si subjekty musí zajistit jejich archivaci vlastními silami. Automatizaci tohoto procesu můžete zajistit v prostředí IS ALeX.

Modul Datové schránky automaticky stahuje doručené i odeslané datové zprávy z libovolného počtu datových schránek a archivuje je v prostředí IS ALeX. Se zprávami pak lze v IS ALeX dále pracovat, nastavovat na ně práva, případně je odesílat do workflow.

IS ALeX datové zprávy automaticky rozbalí. V systému jsou tak kromě originální datové zprávy přítomny i všechny její přílohy. Zásadní výhodou tohoto řešení je, že k přílohám lze přistupovat bez nutnosti instalace pluginu 602XML Filler na klientský počítač. Zcela odpadá nutnost udržovat aktuální verzi pluginu na počítačích Vaší společnosti.

Archivace

Po letech provozu systém obsahuje dokumenty, které zbytečně zabírají místo na disku. Modul Archivace rozšiřuje IS ALeX o podporu archivace dokumentů na CD či DVD. Nepotřebné dokumenty vypálené na archivační médium budou odstraněny z disku. Pokud později dokument potřebujete, stačí vložit příslušné médium do mechaniky, informovat o něm IS ALeX a můžete k archivovaným dokumentům okamžitě přistupovat.

Přehledy

Pomocí tohoto modulu můžete definovat různé pohledy na data ve vaší databázi, a to nejen na data uložená v IS ALeX, ale i na data systému dodaného třetí stranou, např. účetnictví. Můžete tak v jedné tabulce zobrazit např. údaje dokumentů ze všech složek vybrané zakázky nebo seznam neuhrazených faktur z účetního systému. Zobrazená data můžete filtrovat, řadit či exportovat do MS Excel.

Plánované úlohy

Tento modul umožňuje definovat pravidelně spouštěné akce. Systém tak může například pravidelně zasílat uživatelům emailem informace o dokumentech, které mají připraveny ke zpracování, nebo automaticky exportovat data zadaná do systému do prezentací na webovém serveru. Zasílání informací o dokumentech ve složce si může jednoduše nastavit běžný uživatel. Složitější akce může naprogramovat správce systému pomocí zabudovaného PHP API.