Správa dokumentů IS ALeX

Podrobnosti

Podrobný přehled vlastností IS ALeX.

Konfigurovatelná správa dokumentů

Dokumenty v IS ALeX si organizujete pomocí složek podobně jako si organizujete soubory na disku. Hlavním rozdílem oproti organizaci souborů na disku je možnost přiřadit ke každému dokumentu nebo složce ještě další informace, tzv. metapopis.

Podstatnou výhodou IS ALeX je konfigurovatelnost metapopisu. Je tedy pouze na vás jaké informace si v metapopisu souboru držíte, typicky to bývá datum vytvoření, autor, počet hodin strávených výrobou dokumentu, apod. Přitom různým složkám můžete přiřadit různé metapopisy, takže např. dokumentům došlé pošty přiřadíte odesilatele a datum přijetí, zatímco technickým dokumentům přiřadíte autora a datum vytvoření.

Pomocí metapopisu můžete dokumenty třídit, nebo můžete pomocí filtrů v dokumentech vyhledávat, a to i podle komplexních podmínek.

Metapopis může obsahovat i vámi definované číselníky. Sami tak například nadefinujete, že stav dokumentu může být jeden z "rozpracovaný", "připomínkovaný", nebo "schválený".

IS ALeX podporuje vytváření verzí dokumentů, takže je snadné se dostat ke starší verzi návrhu smlouvy nebo AutoCADového výkresu.

Organizováním dokumentů v IS ALeX získáte oproti klasické organizaci dokumentů sdílením na síťovém disku řadu výhod. Zásadní rozdíly shrnuje následující tabulka.

Síťový disk IS ALeX
Metapopis

Neměnný

Metapopis souboru obsahuje obvykle pouze jméno souboru a datum.

Konfigurovatelný

Metapopis libovolně konfiguruje správce systému, podle metapopisu vyhledáváte a třídíte.
Verze

Nepodporovány

Chcete-li udržovat více verzí, sami si musíte zavést vlastní systém pojmenovávání souborů, abyste poznali, která verze je která.

Správa verzí

Vytvářejte nové verze dokumentů a nezahazujte staré.
Přístup přes Internet

Nelze přímo

Bezpečně

Přistupujte ke svým dokumentům odkudkoliv přes šifrované spojení. To vše bez instalace na klienta (notebook).

Přístupová práva

Přístup ke složkám, dokumentům a metapopisu dokumentů a jejich verzí je řízen propracovaným systémem přístupových práv. Každý z uživatelů po přihlášení do systému vidí jen ty složky a dokumenty, do kterých mu správce povolil přístup. Oproti jiným systémům dokážete v IS ALeX nastavovat práva s jemností až na jednotlivé položky metapopisu. Například v seznamu faktur tak některým uživatelům můžete odepřít přístup k fakturované ceně.

Základní práva jsou rozlišena na čtení, zápis a vytváření nových složek a dokumentů. K tomu můžete vybraným uživatelům povolit na vybraných složkách přiřazovat práva ostatním uživatelům a tak de facto určit správce jednotlivých částí systému.

Hromadné zpracování

IS ALeX podporuje hromadné zpracování dokumentů. Do systému tak jednoduše vložíte více dokumentů najednou, nebo jednorázově stáhnete balík vybraných dokumentů zabalených do zip souboru. V IS ALeX nejenže hromadně vložíte více dokumentů do systému, ale můžete i hromadně měnit metapopis složek i dokumentů.

Hromadné zadávání je vhodné zejména při iniciálním naplnění IS ALeX již existujícími dokumenty nebo v situaci, kdy dokumenty jsou generovány ve velkých objemech. Např. při generování AutoCAD výkresů z 3D modelů získáte sadu výkresů a jejich seznam s dalšími informacemi. Pomocí nástrojů IS ALeX hromadně připojíte soubory i hromadně zadáte metapopis na základě seznamu výkresů.

Archivace

Po letech provozu systém obsahuje dokumenty, které zbytečně zabírají místo na disku. IS ALeX podporuje archivaci dokumentů na CD či DVD. Nepotřebné dokumenty vypálené na archivační médium budou odstraněny z disku. Pokud později dokument potřebujete, stačí vložit příslušné médium do mechaniky, informovat o něm IS ALeX a můžete k archivovaným dokumentům okamžitě přistupovat.

Tiskové sestavy

IS ALeX dovoluje libovolnou část stromu složek a dokumentů exportovat do XML, a to včetně metapopisu. Systém podporuje výstupní tiskové sestavy pomocí XSLT transformací, které si můžete sami definovat nebo se kterými vám můžeme pomoct.

Propojení se stávajícími systémy

IS ALeX můžete propojit se systémy třetích stran. Můžete tak do IS ALeX přenést již jednou zadané informace o obchodních partnerech, různé číselníky, apod. Díky propojení šetříte čas tím, že nemusíte vícenásobně zadávat stejná data, a minimalizujete chyby.

Propojení se systémy třetích stran je možné realizovat na různých úrovních. Systémy třetích stran mohou pro komunikaci s IS ALeX využívat URL API, pomocí kterého lze data v IS ALeX vyhledávat nebo modifikovat přímo z externí aplikace. Pro rychlejší vyhledávání dat v externím systému je možné využít propojení na úrovni SQL, kdy IS ALeX načítá data přímo z databáze externího systému.

Přizpůsobitelný vzhled

Nastavením vzhledu přizpůsobíte IS ALeX vaší corporate identity.

Systémové požadavky

IS ALeX byl navržen tak, abyste nemuseli investovat žádné prostředky do dalšího software, přitom vás nenutí opouštět vaši oblíbenou platformu. IS ALeX tak stejně snadno nasadíte ve firmě používající čistě otevřená řešení se systémem Linux na serveru i na klientských stanicích jako ve firmě používající čistě řešení firmy Microsoft, nebo jako ve firmě používající hybridní řešení s klientskými stanicemi s Windows a se servery s Linuxem.

Požadavky na server:

Požadavky na klienty: